Hierarchie im Workshop: Wie alle offen reden, wenn die Chefin oder der Chef dabei ist

Sitzt die Führungskraft mit im Workshop, reden viele vorsichtiger. Dagegen hilft mir vor allem eines: vorher klären, was dieser Workshop überhaupt entscheiden darf, und das am Anfang laut sagen. Dazu kommt ein kurzes Vorgespräch mit der Führungskraft, in dem ich sage, dass im Workshop alle gleichberechtigt sein sollen. Im Raum lasse ich die Führungskraft dann oft als Letzte sprechen, und ich ermutige die anderen aktiv, ihre Sicht zu sagen.

Das klingt nach Kleinigkeiten. Es kann aber darüber entscheiden, ob am Ende ein Ergebnis steht, das die Gruppe trägt, oder eines, das nur die Meinung der Chefin oder des Chefs wiederholt.

Warum Teams vorsichtiger werden, wenn die Führungskraft im Raum ist

Die Vorsicht hat meist wenig mit der Person zu tun, sondern mit der Rolle. Wer etwas Kritisches sagt, während die eigene Vorgesetzte zuhört, riskiert mehr als in einer Runde unter Kolleginnen und Kollegen.

Dazu gibt es Forschung. In einer Interviewstudie mit 40 Beschäftigten fragten Frances Milliken, Elizabeth Morrison und Patricia Hewlin, welche Themen Menschen bei ihren Vorgesetzten nicht ansprechen und warum. Der am häufigsten genannte Grund: die Angst, negativ wahrgenommen zu werden und damit wichtige Beziehungen zu beschädigen (Milliken, Morrison & Hewlin 2003, Journal of Management Studies).

James Detert und Ethan Burris nennen in der Harvard Business Review zwei Gründe, warum Mitarbeitende schweigen: Angst vor Konsequenzen und das Gefühl, dass es ohnehin nichts bringt (Detert & Burris 2016). Der zweite Grund wird im Workshop gern übersehen. Wer glaubt, dass die Entscheidung längst gefallen ist, hält sich zurück, auch ohne Angst.

Und dann ist da noch die Reihenfolge. Cass Sunstein und Reid Hastie beschreiben, wie Gruppen sich an dem orientieren, was zuerst gesagt wird. Äußert die Führungskraft ihre Meinung früh, fördert das Selbstzensur bei den anderen. Ihr Vorschlag: Menschen ohne Führungsrolle zuerst sprechen lassen (Sunstein & Hastie 2014, Harvard Business Review).

Für die Moderation heißt das: Gegen die Angst hilft ein geschützter Rahmen, gegen das Gefühl der Sinnlosigkeit hilft Klarheit darüber, was die Gruppe entscheidet. Und gegen den Sog der ersten Meinung hilft eine bewusste Reihenfolge.

Vorher klären: Entscheidet die Gruppe, oder erarbeitet sie einen Vorschlag?

Bevor es um Methoden geht, lege ich die Aufgabe des Workshops klar fest. Meist läuft es auf einen von zwei Sätzen hinaus:

• „Wir entscheiden hier, und alle sind gleichberechtigt.“
• „Wir erarbeiten einen konkreten Vorschlag, der danach noch abgestimmt oder abgesegnet werden muss.“

Beides ist in Ordnung. Schwierig wird es, wenn es niemand sagt. Dann geht die Gruppe davon aus, dass sie entscheidet, und erlebt hinterher, dass die Führungskraft das Ergebnis noch einmal umbaut. Beim nächsten Workshop ist die Bereitschaft, offen zu reden, dann eher kleiner. Das ist das Gefühl, dass es ohnehin nichts bringt, von dem Detert und Burris schreiben.

Der zweite Satz ist übrigens keine schlechtere Variante. Wenn klar ist, dass ein Vorschlag entsteht, kann die Gruppe frei denken. Sie weiß, dass sie nicht über das letzte Wort streiten muss, sondern dass es um die besten Argumente geht.

Wie eine Gruppe im Raum zu einer Entscheidung kommt, also Einigung, Abstimmung oder Punkte kleben, beschreibe ich ausführlicher in Entscheiden im Workshop: Wann Punkte kleben reicht und wann nicht. Abstimmungen halte ich nur dann für sinnvoll, wenn es im Raum kein Rollengefälle gibt oder wenn es um Fragen wie einen Namen geht.

Das Vorgespräch mit der Führungskraft

Ich spreche vorher mit den Führungskräften, die teilnehmen, und sage ihnen, dass ich gerne hätte, dass im Workshop alle gleichberechtigt sind. Das Gespräch muss nicht lang sein. Es hilft aber, weil die Führungskraft danach weiß, was ich im Raum tun werde, und sich nicht übergangen fühlen muss, wenn ich sie zum Beispiel erst am Ende frage.

Im selben Gespräch lässt sich die Frage aus dem vorigen Abschnitt klären: Entscheidet die Gruppe, oder entsteht ein Vorschlag? Ist das noch offen, kann eine Frage helfen: Was passiert, wenn die Gruppe zu einem Ergebnis kommt, mit dem die Führungskraft selbst nicht einverstanden ist?

Im Raum: Die Führungskraft spricht zuletzt

Ich lasse die Führungskraft oft als Letzte sprechen. Das ist die einfachste Umsetzung dessen, was Sunstein und Hastie empfehlen: Wer zuerst redet, setzt den Rahmen. Sagt die Chefin gleich zu Beginn, was sie für richtig hält, richten sich viele danach, ob sie es wollen oder nicht.

Praktisch heißt das: In Runden, in denen alle der Reihe nach etwas sagen, kommt die Führungskraft am Ende dran. Bei offenen Diskussionen kann sich die Führungskraft zurückhalten, bis die anderen ihre Sicht gesagt haben. Ist das im Vorgespräch abgesprochen, muss es im Raum niemand erklären.

Wer selbst als Führungskraft das eigene Teammeeting moderiert, steht vor einer ähnlichen Frage, nur aus der anderen Rolle. Darum geht es in Teammeetings moderieren als Führungskraft: Leiten, ohne alles zu bestimmen.

Gleichberechtigung nicht nur ansagen, sondern aktiv ermutigen

Ein Satz zu Beginn reicht selten. Wenn im Workshop alle gleich sind, ermutige ich aktiv dazu, die eigene Sicht zu sagen. Das kann heißen, gezielt nachzufragen, wenn jemand zögert, und Beiträge sichtbar ernst zu nehmen, die der Meinung der Führungskraft widersprechen.

Dazu kommen Methoden, die das Rollengefälle kleiner machen:

• Erst allein, dann in der Gruppe: Jede Person schreibt ihre Gedanken zuerst für sich auf und stellt sie dann vor. So steht jede Sicht im Raum, bevor eine Meinung dominieren kann. Das hilft auch bei Vielrednern im Workshop.
• Karten statt Wortmeldungen: Ideen und Bedenken auf Karten sammeln, ohne Namen. Was auf der Pinnwand hängt, wird über den Inhalt bewertet, nicht über die Person.
• Kleingruppen ohne Führungskraft: Für heikle Fragen kann es helfen, wenn die Führungskraft in einer eigenen Gruppe arbeitet oder für einen Teil des Tages nicht dabei ist.

Detert und Burris weisen auf einen Haken hin: Wer ständig anonym fragt, sendet auch das Signal, dass offenes Reden nicht sicher ist. Anonyme Karten sind deshalb ein Einstieg, kein Dauerzustand.

Wenn die Führungskraft sich doch früh festlegt

Es kommt vor, dass die Führungskraft trotz Absprache gleich zu Beginn ihre Meinung sagt. Eine Möglichkeit ist, das ruhig einzuordnen: als eine Sicht von mehreren, und dann ausdrücklich nach anderen Sichtweisen fragen. Hilft das nicht, ist ein kurzes Gespräch in der nächsten Pause meist wirksamer als eine Korrektur vor der Gruppe.

Weitere schwierige Situationen im Raum, etwa wenn nur ein Teil der Gruppe redet oder Diskussionsregeln nicht eingehalten werden, beschreibe ich in Gut moderieren: Was im Raum den Unterschied macht. Wie sich solche Fragen schon bei der Vorbereitung klären lassen, steht in Workshop planen: Vom Ziel bis zur Nachbereitung.

Kurz zusammengefasst

• Vorher festlegen und im Raum sagen, ob die Gruppe entscheidet oder einen Vorschlag erarbeitet.
• Mit der Führungskraft vorher sprechen: Im Workshop sollen alle gleichberechtigt sein.
• Die Führungskraft oft als Letzte sprechen lassen.
• Gleichberechtigung aktiv ermutigen und mit Methoden absichern, die jede Sicht in den Raum holen.

Titelbild: Foto von RDNE Stock project auf Pexels