Beim Wechsel von Microsoft Dynamics NAV (Navision) zu Business Central bleibt die HubSpot-Anbindung in aller Regel nicht, wie sie ist. Anpassungen in Navision müssen als Erweiterungen neu entstehen, die Anmeldung an den Schnittstellen läuft in Business Central online über OAuth statt über Zugriffsschlüssel, und Microsoft nennt das Wiederverbinden von Integrationen ausdrücklich als eigenen Schritt nach der Migration. Planen Sie die HubSpot-Anbindung deshalb als Teil des ERP-Projekts, nicht als Aufgabe für danach. Das größte Thema ist aus meiner Sicht aber nicht die Technik, sondern das Vertrauen in die ERP-Agentur, die den Umstieg begleitet.
Wie HubSpot und Navision grundsätzlich zusammenspielen, beschreibe ich in HubSpot und Microsoft Dynamics NAV (Navision): Wie Vertriebsteams durch smarte Integration ihre Prozesse optimieren. Hier geht es um die Frage, was mit dieser Verbindung passiert, wenn das ERP-System wechselt.
Für Dynamics NAV 2018, die letzte Version unter dem Namen Navision, ist der Mainstream-Support bereits im Januar 2023 ausgelaufen. Der erweiterte Support endet am 12. Januar 2028 (Microsoft Lifecycle). Danach gibt es auch keine Sicherheitsupdates mehr.
Viele Unternehmen, die heute HubSpot mit Navision verbinden, stehen also bis spätestens Anfang 2028 vor dem Umstieg. Wer die HubSpot-Anbindung dabei erst am Ende mitdenkt, riskiert, dass Vertrieb und Marketing nach dem Go-live ohne aktuelle ERP-Daten dastehen.
In Navision wurden Anpassungen direkt im Code vorgenommen (C/AL). In Business Central online ist das nicht mehr möglich. Microsoft schreibt dazu: Bevor Sie zu Business Central online migrieren können, müssen alle C/AL-Anpassungen in AL-Erweiterungen umgewandelt werden. Daten aus Tabellen mit Code-Anpassungen werden nicht übernommen, solange diese Anpassungen nicht über Erweiterungen abgebildet sind (Microsoft Learn: Migrate Dynamics NAV to Business Central online).
Für die HubSpot-Anbindung ist das wichtig, wenn sie auf eigenen Feldern oder Tabellen in Navision aufbaut, etwa einem Feld für die HubSpot-ID am Debitor oder einer eigenen Tabelle für Synchronisationsstände. Solche Anpassungen müssen bei der Planung der Erweiterungen auf der Liste stehen, sonst fehlen sie nach dem Umstieg.
Viele ältere Schnittstellen melden sich mit einem Benutzer und einem Web-Service-Zugriffsschlüssel an. In Business Central online wird das seit Oktober 2022 nicht mehr unterstützt. Microsoft empfiehlt stattdessen OAuth2 für alle Schnittstellen (Microsoft Learn: Web services authentication).
Das hat auch Vorteile. Laut Microsoft braucht eine Integration von Dienst zu Dienst über OAuth keine eigene Benutzerlizenz, und die Anmeldung wird über Microsoft Entra ID verwaltet statt über ein Passwort ohne Ablaufdatum. Für die IT bedeutet es aber: Die bestehende Verbindung lässt sich nicht einfach umhängen, sie muss neu eingerichtet werden.
Microsoft beschreibt zwei Wege. Bei der kompletten Migration werden alle Daten und Anpassungen übernommen, dafür müssen die Anpassungen umgewandelt werden. Bei der Neueinführung werden nur wesentliche Daten übernommen: Stammdaten, Salden, Einstellungen und ein Teil der gebuchten Historie, aber keine alten Anpassungen (Microsoft Learn).
Für HubSpot stellt sich dann eine Frage, die leicht übersehen wird: Zeigt Ihr CRM heute Umsatz- oder Auftragshistorie aus Navision an? Dann sollte vor der Entscheidung klar sein, woher diese Historie nach einem Neuanfang kommt.
In Microsofts Fahrplan für die Migration steht das Wiederverbinden von Integrationen ausdrücklich im letzten Schritt, zusammen mit dem Freischalten der Benutzer und der Überwachung der neuen Umgebung. Microsoft empfiehlt außerdem, die Migration mindestens einmal vollständig in einer Testumgebung durchzuspielen, bevor die Produktivumgebung umgestellt wird. Es lohnt sich, die HubSpot-Anbindung in diesen Testlauf einzubeziehen.
Für Business Central gibt es inzwischen eine von HubSpot selbst entwickelte Datensynchronisation im HubSpot App Marketplace. Laut Beschreibung gleicht sie Datensätze in beide Richtungen ab, darunter Kontakte, Produkte, Deals und Aufträge. Eigene Feldzuordnungen setzen laut Marketplace einen kostenpflichtigen HubSpot-Plan voraus. Daneben gibt es Konnektoren von Drittanbietern, Integrationsplattformen und individuelle Schnittstellen.
Welcher Weg passt, hängt davon ab, wie viel Ihre bisherige Anbindung kann. Wer heute nur Firmen und Kontakte abgleicht, kommt mit einer Standardlösung vielleicht aus. Wer Angebote, Preise, offene Posten oder Kreditlimits im CRM zeigt, braucht meist mehr. Ein Umstieg ist eine gute Gelegenheit, genau das zu prüfen: Welche Daten braucht der Vertrieb in HubSpot, und welche werden heute nur synchronisiert, weil es irgendwann so eingerichtet wurde?
Business Central ist das Herzstück des Unternehmens. Es betrifft alle Bereiche, von der Buchhaltung über Einkauf und Lager bis zum Vertrieb. Die HubSpot-Anbindung ist dabei eine von vielen Verbindungen. Deshalb braucht es beim Umstieg vor allem eine ERP-Agentur mit Expertise, der Sie vertrauen.
Für die HubSpot-Anbindung können Sie das an ein paar Fragen festmachen, bevor das Projekt startet:
Wenn diese Fragen früh geklärt sind, wird die HubSpot-Anbindung ein normaler Teil des Projekts und keine Überraschung nach dem Go-live.
Viele Punkte, die für eine neue HubSpot-Navision-Anbindung gelten, gelten auch beim Wechsel zu Business Central: Welches System ist für welche Daten führend, wie oft wird synchronisiert, wer kümmert sich bei Fehlern? Dafür gibt es zwei Checklisten: HubSpot–Navision Integration: Die IT-Checkliste und HubSpot–Navision Integration: Die Checkliste für Vertriebsteams.
Der erweiterte Support für Dynamics NAV 2018 endet im Januar 2028, viele Unternehmen stehen also vor dem Umstieg auf Business Central. Die HubSpot-Anbindung muss dabei neu verbunden werden: Anpassungen werden zu Erweiterungen, die Anmeldung läuft über OAuth, und je nach Migrationsweg fehlt ein Teil der Historie. Planen Sie die Anbindung von Anfang an im ERP-Projekt mit, testen Sie sie vor dem Go-live, und wählen Sie die ERP-Agentur mit Bedacht. Sie arbeitet am Herzstück Ihres Unternehmens.
Titelbild: Foto von Mikael Blomkvist auf Pexels