Mit der richtigen Integration zwischen HubSpot (CRM) und Navision (ERP/Microsoft Dynamics 365 Business Central) lassen sich Vertriebsprozesse spürbar optimieren. Diese Checkliste hilft Ihnen, alle relevanten Aspekte Schritt für Schritt zu durchdenken und eine nachhaltige Lösung zu entwickeln.
Bevor Sie mit der Integration starten, sollten Sie klare Ziele und Anwendungsfälle definieren:
Welche Vertriebsprozesse sollen optimiert werden?
z. B. Angebotsabwicklung, Deal-Forecasting, Auftragstracking
Welche KPIs möchten Sie verbessern?
Vertriebszykluszeit, Datenaktualität, Conversion Rate
Wer sind die wichtigsten Stakeholder?
Vertrieb, Pre-Sales, Inside Sales, Customer Success
Die Qualität der Integration hängt direkt von der Datenlage ab:
Welche Daten liegen bereits in HubSpot?
Deals, Kontakte, Unternehmen, Produkte, benutzerdefinierte Felder
Welche Informationen verwaltet Navision?
Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lagerbestand, Preislisten
Gibt es Dubletten oder Inkonsistenzen?
Datenbereinigung vor der Integration ist entscheidend.
Sind Produkte und Preise in beiden Systemen konsistent gepflegt?
Ein zentraler Erfolgsfaktor ist die Definition der Datenflüsse und ihrer Richtung:
| Datenobjekt | Richtung | Bemerkung |
|---|---|---|
| Kontakte & Unternehmen | ↔ | Synchronisation in beide Richtungen möglich |
| Deals / Opportunities | → | Von HubSpot zu Navision |
| Angebote & Aufträge | ← | Von Navision zu HubSpot zur Deal-Aktualisierung |
| Rechnungen | ← | Optional, zur Transparenz für das Sales-Team |
| Produkte & Preise | ← oder ↔ | Abhängig vom führenden System |
Welche Trigger sollen Aktionen auslösen?
z. B. Auftragsfreigabe → Deal wird automatisch als „Closed Won“ markiert
Wird ein fertiger Connector verwendet oder eine individuelle API-Lösung entwickelt?
Gibt es bereits Integrationserfahrungen im Unternehmen?
Existiert ein Testsystem für Navision? (Wichtig für risikofreie Tests)
Wer verantwortet die technische Umsetzung?
Internes IT-Team, externer Integrationspartner, HubSpot-Agentur?
Wie sieht der ideale Sales-Workflow nach der Integration aus?
Welche Informationen aus Navision sollen im HubSpot-Interface sichtbar sein?
z. B. Angebotssumme, Auftragsstatus, offene Rechnungen
Soll der Vertrieb in HubSpot Angebote erstellen oder verwalten können?
Ist eine Schulung des Teams zur Nutzung der integrierten Lösung vorgesehen?
Sollen ERP-Daten in HubSpot-Dashboards verwendet werden?
Ist die Integration DSGVO-konform umgesetzt?
Gibt es definierte Zugriffsrechte und Nutzerrollen?
Werden Datenänderungen protokolliert (Audit-Trail)?
Starten Sie mit einem MVP-Ansatz
z. B. nur ein Vertriebsprozess oder ein Produktbereich
Planen Sie regelmäßige Feedbackschleifen mit dem Sales-Team ein
Klären Sie Verantwortlichkeiten für Wartung und Support
Richten Sie Monitoring- und Reporting-Prozesse ein
Bei jeder Entscheidung rund um die Integration gilt:
Bei weiteren Fragen buchen Sie gerne einen Termin in meinem Kalender oder schreiben Sie uns über unser Kontaktformular.