HubSpot–Navision Integration: Die Checkliste für Vertriebsteams

Mit der richtigen Integration zwischen HubSpot (CRM) und Navision (ERP/Microsoft Dynamics 365 Business Central) lassen sich Vertriebsprozesse spürbar optimieren. Diese Checkliste hilft Ihnen, alle relevanten Aspekte Schritt für Schritt zu durchdenken und eine nachhaltige Lösung zu entwickeln.

1. Zieldefinition & Anwendungsfälle

Bevor Sie mit der Integration starten, sollten Sie klare Ziele und Anwendungsfälle definieren:

• Welche Vertriebsprozesse sollen optimiert werden?
  z. B. Angebotsabwicklung, Deal-Forecasting, Auftragstracking

• Welche KPIs möchten Sie verbessern?
  Vertriebszykluszeit, Datenaktualität, Conversion Rate

• Wer sind die wichtigsten Stakeholder?
  Vertrieb, Pre-Sales, Inside Sales, Customer Success

2. Daten- und Systemanalyse

Die Qualität der Integration hängt direkt von der Datenlage ab:

• Welche Daten liegen bereits in HubSpot?
  Deals, Kontakte, Unternehmen, Produkte, benutzerdefinierte Felder

• Welche Informationen verwaltet Navision?
  Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lagerbestand, Preislisten

• Gibt es Dubletten oder Inkonsistenzen?
  Datenbereinigung vor der Integration ist entscheidend.

• Sind Produkte und Preise in beiden Systemen konsistent gepflegt?

3. Schnittstellenplanung

Ein zentraler Erfolgsfaktor ist die Definition der Datenflüsse und ihrer Richtung:

• Welche Trigger sollen Aktionen auslösen?
  z. B. Auftragsfreigabe → Deal wird automatisch als „Closed Won“ markiert

4. Technische Umsetzung

• Wird ein fertiger Connector verwendet oder eine individuelle API-Lösung entwickelt?

• Gibt es bereits Integrationserfahrungen im Unternehmen?

• Existiert ein Testsystem für Navision? (Wichtig für risikofreie Tests)

• Wer verantwortet die technische Umsetzung?
  Internes IT-Team, externer Integrationspartner, HubSpot-Agentur?

5. Vertriebliche Anforderungen & Usability

• Wie sieht der ideale Sales-Workflow nach der Integration aus?

• Welche Informationen aus Navision sollen im HubSpot-Interface sichtbar sein?
  z. B. Angebotssumme, Auftragsstatus, offene Rechnungen

• Soll der Vertrieb in HubSpot Angebote erstellen oder verwalten können?

• Ist eine Schulung des Teams zur Nutzung der integrierten Lösung vorgesehen?

• Sollen ERP-Daten in HubSpot-Dashboards verwendet werden?

6. Datenschutz & Sicherheit

• Ist die Integration DSGVO-konform umgesetzt?

• Gibt es definierte Zugriffsrechte und Nutzerrollen?

• Werden Datenänderungen protokolliert (Audit-Trail)?

7. Rollout & Betrieb

• Starten Sie mit einem MVP-Ansatz
  z. B. nur ein Vertriebsprozess oder ein Produktbereich

• Planen Sie regelmäßige Feedbackschleifen mit dem Sales-Team ein

• Klären Sie Verantwortlichkeiten für Wartung und Support

• Richten Sie Monitoring- und Reporting-Prozesse ein

🎯 Bonus-Tipp: Vertriebsziele immer im Blick behalten

Bei jeder Entscheidung rund um die Integration gilt:

• Hilft uns das, Deals schneller abzuschließen?
• Verbessert es die Transparenz im Funnel?
• Entlastet es das Team von administrativen Aufgaben?

Bei weiteren Fragen buchen Sie gerne einen Termin in meinem Kalender oder schreiben Sie uns über unser Kontaktformular.